LugMan TNG:Informazioni sulla privacy

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

soggetti interessati: associati e cariche associative (“socio” oppure “associato”)

In conformità alle disposizioni normative vigenti sulla protezione dei dati delle persone fisiche, si forniscono agli interessati (i soci e le cariche associative; genitori/tutore di soci minorenni; altre persone, non soci, iscritte o partecipanti alle nostre attività) le informazioni sul trattamento dei loro dati personali da parte della nostra Associazione.

Riferimenti normativi e legislativi

Regolamento (UE) 2016/679/UE sulla protezione dei dati personali (di seguito "GDPR"); D.Lgs. 196/2003 (c.d. “Codice Privacy”) e s.m.i. del D.Lgs. 101/2018.

Dati personali

I dati personali sono qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (cosiddetto “interessato” o “soggetto interessato”); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale. (GDPR, art. 4) Tra i dati personali troviamo, ad esempio ma non solo: dati anagrafici, fotografie e registrazioni audiovisive, coordinate bancarie, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, account di messaggistica internet, dati di connessione del computer alla rete.

Trattamento

Qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come ad esempio la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante la trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione. (GDPR, art. 4)

Titolare del trattamento e dati di contatto

Associazione Culturale LUGMan APS - Linux Users Group Mantova

iscritta nel Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), sezione “Associazioni di Promozione Sociale”

sede legale: via Don Bosco 28 - 46051 San Giorgio Bigarello (MN)

sede operativa: c/o CreativeLab, Viale Valle d'Aosta, 20 a Lunetta, 46100 Mantova (MN)

e-mail: info@lugman.org – posta PEC lugman@pec.it

Di seguito anche “Titolare” oppure “Associazione” o “LUGMan”, è il Titolare del trattamento dei dati personali che stabilisce le finalità e le modalità del trattamento e fornisce al soggetto interessato tutte le informazioni sul trattamento dei suoi dati. LUGMan non è soggetta all’obbligo di nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO / RPD).

Finalità e base giuridica del trattamento

Nel rispetto dei principi di correttezza, limitazione, pertinenza, non eccedenza, i dati personali sono trattati in modo lecito e trasparente, per scopi e finalità derivanti dal rapporto associativo con LUGMan ovvero pertinenti allo svolgimento delle attività della nostra Associazione:

Soggetti interessati	Tipi di dati personali	Finalità di trattamento	Base giuridica
Soci e cariche associative. Genitori/tutore di soci minorenni	Dati personali comuni Dati identificativi e di contatto: nominativo, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, account di messaggistica elettronica o altro identificativo digitale, altri dati comuni.	Gestione dei rapporti con i soci per lo svolgimento delle attività di LUGMan e la partecipazione ad eventi e manifestazioni LUGMan.	GDPR, art. 6 cm. 1 lett. b) il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dello stesso. GDPR, art. 6 cm. 1 lett. f) il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento.
Soci e cariche associative. Genitori/tutore di soci minorenni	Dati personali comuni Dati identificativi e di contatto: nominativo, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, account di messaggistica elettronica o altro identificativo digitale, altri dati comuni.	Gestione dei rapporti con i soci per lo svolgimento delle attività di LUGMan e la partecipazione ad eventi e manifestazioni LUGMan.	GDPR, art. 6 cm. 1 lett. b) il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dello stesso. GDPR, art. 6 cm. 1 lett. f) il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento.
Soci e cariche associative. Altre persone, non soci, iscritte o partecipanti alle nostre attività.	Dati personali comuni Dati identificativi e di contatto: nominativo, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, account di messaggistica elettronica o altro identificativo digitale, altri dati comuni.	Iscrizione in mailing-list, newsletter, videoconferenze, chat room, forum, gruppi di interesse. Iscrizione e partecipazione ad eventi e manifestazioni di LUGMan o terzi.	GDPR, art. 6 cm. 1 lett. a) consenso specifico dell’interessato al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
Soci e cariche associative.	Dati personali comuni Dati anagrafici, nominativo, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, account di messaggistica elettronica, user-ID o altro identificativo digitale, altri dati comuni.	Gestione del profilo utente del socio sui sistemi informatici e sulle piattaforme digitali dell’Associazione.	GDPR, art. 6 cm. 1 lett. b) il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte. GDPR, art. 6 cm. 1 lett. f) il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.
Soci e cariche associative. Genitori/tutore di soci minorenni. Altre persone, non soci, iscritte o partecipanti alle nostre attività.	Dati personali comuni numero di telefono, account di posta elettronica o di messaggistica elettronica ovvero user-ID o altro identificativo digitale diversi dalla posta elettronica, altri dati comuni.	Autorizzazione per LUGMan a comunicare i propri dati personali agli altri soci, con lo scopo di rendersi disponibile ad essere contattato dai soci o altri terzi sul proprio telefono o sui propri account e-mail oppure di altra messaggistica.	GDPR, art. 6 cm. 1 lett. a) consenso specifico dell’interessato al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.
Soci e cariche associative. Genitori/tutore di soci minorenni. Altre persone, non soci, iscritte o partecipanti alle nostre attività.	Dati personali comuni Nome e cognome, pseudonimo (alias, avatar, nickname), altri dati comuni. Fotografie, registrazioni audio/video con immagini e voce del socio.	Realizzazione di testi e documenti di reportistica, foto/video o altro materiale informativo e promozionale sulle iniziative LUGMan, da divulgare o diffondere a mezzo web, stampa o altro, per registrare e documentare le attività dell’Associazione.	GDPR, art. 6 cm. 1 lett. a) consenso specifico dell’interessato al trattamento dei propri dati per le finalità indicate e per la diffusione al pubblico.
Soci e cariche associative. Genitori/tutore di soci minorenni. Altre persone, non soci, iscritte o partecipanti alle nostre attività.	Dati personali comuni Dati anagrafici, identificativi e di contatto, account di posta o altra messaggistica elettronica. Altri dati personali trattati in relazione ai fatti contestati.	Tutela degli interessi di LUGMan, dei soci o di altri terzi in caso di contenzioso con il soggetto interessato.	GDPR, art. 6 cm. 1 lett. f) il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi.

Per l’iscrizione alla ns. Associazione e per gli adempimenti di legge il conferimento dei dati richiesti è obbligatorio: la mancata comunicazione comporterà l’impossibilità di instaurare il rapporto associativo.
Per i trattamenti facoltativi basati sul consenso, la mancanza del consenso non pregiudica il rapporto associativo: l’interessato potrà revocare il consenso in ogni momento (come spiegato più avanti in merito all’esercizio dei propri diritti) ma la revoca non avrà effetto sui trattamenti già effettuati con il consenso precedente.

Trattamento dei dati dei minori

L’iscrizione alla nostra Associazione come anche la partecipazione alle singole attività di LUGMan è aperta anche ai minorenni (ai fini dell’iscrizione, le disposizioni di legge vigenti indicano a 18 anni la maggiore età). L’iscrizione del minorenne deve essere sottoscritta dai genitori o dal tutore che esercita la responsabilità genitoriale; il genitore che fornisce i dati del minore per associarlo a LUGMan oppure per iscriverlo alle nostre attività si assume la responsabilità di legge nei confronti dell’altro genitore.
La normativa vigente sulla protezione dei dati personali considera minori le persone di età inferiore a 16 anni. Nel caso dei minori, quando il trattamento dei dati personali è facoltativo e basato sul consenso, ad esempio per i trattamenti diversi dal rapporto associativo, ai sensi della normativa vigente il consenso deve essere dato dai genitori o dal tutore che esercita la responsabilità genitoriale; il genitore che acconsente si assume la responsabilità di legge nei confronti dell’altro genitore.
LUGMan non effettua trattamenti con processi decisionali automatizzati o attività di profilazione che riguardano i dati dei minori.

Modalità di trattamento e di comunicazione

I dati sono trattati con procedure manuali su archivi cartacei e/o procedure informatiche con strumenti elettronici su archivi digitali, protetti dalle adeguate misure di sicurezza e con l’accesso limitato al solo personale incaricato ed istruito da LUGMan per le necessarie operazioni di trattamento. LUGMan non effettua trattamenti con processi decisionali automatizzati. I dati potranno essere comunicati ad altri Titolari del trattamento, oppure a terzi nostri Responsabili del trattamento, per quanto necessario alla corretta gestione del rapporto associativo e delle attività dell’Associazione:

• professionisti, consulenti o società, Enti pubblici, per servizi di supporto all’amministrazione dell’Associazione o per servizi funzionali all'organizzazione delle attività dell’Associazione;
• Soggetti terzi fornitori di servizi digitali, piattaforme di hosting, servizi web, utilizzati da LUGMan per le proprie attività;
• Compagnie di assicurazione ed istituti bancari, per la gestione di polizze e pratiche assicurative e per la gestione di pagamenti ed incassi per conto dell’Associazione;
• Altri soggetti pubblici e/o privati verso i quali la comunicazione dei dati è obbligatoria, necessaria in adempimento ad obblighi di legge o perché funzionale all'amministrazione del rapporto con il socio;
• Altri soci o persone iscritte in mailing-list verranno a conoscenza dell’indirizzo di posta elettronica dell’interessato, insieme con tutti gli altri dati personali che l’interessato immetterà in queste comunicazioni e che saranno condivisi con gli altri altri soci o persone iscritte nella mailing-list.

Maggiori e dettagliate informazioni sui Responsabili del trattamento o altri soggetti ai quali i dati sono comunicati, potranno essere fornite all’interessato nell’esercizio dei Suoi diritti come spiegato più avanti.

Conservazione dei dati e trasferimento extra-UE

I dati trattati con il consenso specifico dell’interessato (es. fotografie, registrazioni audio/video) possono essere diffusi mediante pubblicazione sul sito internet di LUGMan o su altri siti o spazi web o sui profili Social Media riferibili all’Associazione oppure anche mediante pubblicazione a mezzo stampa o in formato digitale su altri supporti per la diffusione in spazi pubblici o privati. In generale, i dati personali saranno conservati nelle seguenti modalità:

• archivi cartacei: in Italia presso la sede dell’Associazione;
• archivi digitali: conservati in Italia presso Aruba Spa, provider conforme ai requisiti della normativa europea sulla protezione dei dati personali; presso Nine Internet Solutions AG in Svizzera, ritenuta dalla Commissione Europea “paese adeguato” per i trasferimenti di dati (https://www.gpdp.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/997811)
• Posta elettronica e gruppi di discussione Google: conservati da Google Ireland Limited, fornitore dei servizi Google all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE), conforme ai requisiti della normativa europea sulla protezione dei dati personali (https://policies.google.com/?hl=it).

Nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, il periodo di conservazione dei dati, nel corso del rapporto associativo e successivamente dopo la cessazione, è stabilito per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e nel rispetto dei tempi obbligatori prescritti dalla legge, ad esempio i dati fiscali di associati e cariche associative, es. relativi a parcelle, fatture, pagamenti o iscrizioni, altri documenti fiscali, sono conservati per il tempo obbligatorio di legge. I dati raccolti con il consenso dell’interessato sono trattenuti e conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità oppure sino a a revoca del consenso, che l’interessato ha il diritto di manifestare liberamente; la revoca non avrà effetto sui trattamenti già effettuati in precedenza.

Regolamento (UE) 2016/679 - Articoli da 15 a 22 – Diritti dell’interessato

L'interessato (ovvero anche il genitore/tutore nel caso in cui l’interessato sia un minore) ha diritto di rivolgersi al Titolare presso i recapiti indicati per ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. L'interessato ha diritto di ottenere:

• l'indicazione dell'origine e la natura dei dati personali, le finalità e modalità del trattamento;
• la logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
• gli estremi identificativi del titolare e dei responsabili del trattamento;
• i soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati del trattamento;
• l'aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
• la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati, secondo i termini previsti dalla normativa; l'attestazione che le operazioni di cui sopra sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• la portabilità dei dati, nei modi e nei termini previsti dalla normativa.
  

L'interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

• per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

L’interessato ha anche il diritto di proporre reclamo, nei modi e nei termini previsti, presso l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, si veda il sito https://www.gpdp.it per maggiori dettagli.